תוכנות בית השיטה - גלבוע: מערכת לניהול מכללות ואוניברסיטאות

מודול זה מיועד לניהול תהליך קליטת הציונים במערכת ומאפשר לעבוד בשני מסלולי עבודה שונים, בחינות ומקצועות (קורסים). מטרותיו העיקריות: לייעל את עבודת המזכירויות, חסכון בזמן יקר, הימנעות מטעויות אנוש בזמן הקלדת הציונים באופן ידני.
התהליך מתחיל בסיום שיבוץ התלמידים לבחינה\מקצוע וכולל את הפונקציות הבאות:

1. הפקת רשימות תלמידי בחינה\מקצוע ב- Excel לפי חתכים שונים:

בחינה \ מקצוע (קורס).
פקולטה.
מרצה.
קבוצת לימוד.
תאריך.

2. הגדרת הפלטים הרצויים בכל הפקה:

גיליונות Excel .
מדבקה לכל בחינה.
מדבקה לכל נבחן.
רשימת נבחנים.
רמות פירוט זהות הסטודנט (מס נבחן, ת"ז, שם מלא). המערכת מאפשרת לעבוד בצורה אנונימית מוחלטת כך שבודק הבחינה לא ידע מי הנבחן.
מספר ימים להחזרת ציונים למזכירות (עפ"י נהלי המוסד).

3. בקרת פלטים ומשלוח הרשימות למרצים:

עיון בפלטים.
משלוח למרצים ב- Email או דיסקט.
הדפסת "מעקב הפצה".

4. מעקב אחר החזרת ציונים:

עבור כל גיליון ידועים הפרטים הבאים : תאריך הפקה, תאריך החזרה מתוכנן ותאריך החזרה בפועל.
הפקת דו"ח תזכורת למרצים שמאחרים בהחזרת ציונים ושליחה ב- Email \מודפס.

5. קליטת הציונים למערכת מהגיליונות שהוחזרו ע"י המרצים:

בדיקות קלט מקיפות ואישור המשתמש.
איסור מוחלט על "דריסת" ציון קיים, במקרים בהם הוזנו ציונים ידנית מכל סיבה שהיא.
הפקת דו"ח קליטת ציונים ואישור המרצה על תוכן הנתונים.
הפקת דו"ח שגויים.

6. שמירת היסטוריה סמסטריאלית\שנתית.

הערות כלליות:

כל התהליך מלווה בהפקת דו"חות רלוונטיים לכל שלב המשמשים כ- Hard Copy .
אין צורך בידע כלשהו של המשתמשים ב- Excel על-מנת לתפעל את המודול, התהליך נעשה באופן אוטומטי מלא מתוך מערכת הגלבוע.
כל מוסד אקדמי מעצב, בליווי בית התכנה, את גיליונות ה- Excel לפי צרכיו ושיטת עבודתו.