Loading...

גלבוע.נט

מערכת לניהול מכללות ואוניברסיטאות

Gilboa.web

ככל שהשימוש במערכת הגלבוע מתרחב נצברים במערכת נתונים רבים וחשובים למקבלי ההחלטות במוסד. מטרת המערכת לספק למנהלי הארגון פלטפורמה לקבלת מידע ניהולי, מפורט ואגרגטיבי, בצורה נוחה ובחתכים שונים: מוסד/פקולטה/שלוחה וממקורות שונים במערכת: נתוני מתעניינים ונרשמים, הישגים אקדמיים, תוצאות של משובים וכו' וגם יכולת לקבל מידע אודות סטודנט מסוים. המידע יוצג בצורה גרפית בהתאם להגדרת הרשאות צפייה בנתונים השונים המוצגים.
הטופס משקף את טופס הרישום הסטנדרטי הקיים במוסד האקדמי, ומותאם לדרישת המוסד בהתאם לצרכיו. טופס האינטרנט מכיל את פרטי הסטודנט הנדרשים: פרטים כללים, פרטי השכלה ועוד. במהלך הרישום ניתן לצרף מסמכים נדרשים (תצלום ת.ז., בגרות ושאר מסמכים ואישורים נדרשים). הטופס כולל תשלום און-ליין של דמי הרישום. בעת קליטת טופס רישום מהאתר, יפתח כרטיס נרשם הכולל נתונים שהתקבלו מהמועמד, ומסמכים אשר צירף באתר.
מחולל הטפסים מהווה תשתית גנרית לבניית שאלונים לאיסוף מידע מאוכלוסיות שונות דרך אתר האינטרנט. כחלק מהמערכת, ניתן להגדיר שאלונים כלליים או שאלונים הקשורים לישות מסוימת במערכת, לדוגמא:

  • בחינה – מיועד למילוי ע"י המרצה, מעביר למחלקת בחינות את מאפייני הבחינות שלו לפני תקופת הבחינות כדי שיערכו בהתאם.
  • מקצוע – מאפשר לבצע משוב על קורסים (משובי מרצים). לשאלון הקשור למקצוע ניתן להגדיר מאפיינים המגדירים לאיזה מקצועות מתאים השאלון, מסגרת-חוג-נושא-סוג מקצוע, תיחום כרונולוגי למילוי השאלונים. ניתן להגדיר מנגנון תזכורת אוטומטי לסטודנטים למילוי משובים עם קישור (Link ) לשאילתה המתאימה במערכת, בה מרוכזים כל השאלונים שהסטודנט יכול למלא בהתאם להגדרות. לאחר שהמערכת מוגדרת התהליך מתבצע באופן אוטומטי ללא צורך בהתערבות ידנית והעברת ממשקים.
  • פנייה כללית מהאתר- הגדרת משוב לבדיקת שביעות רצון הסטודנט מהתשובה שקיבל לפנייתו. לכל פנייה שנסגרה הסטודנט יכול למלא משוב.
  • סקר איכות מרצה (עצמי, ראש חוג, ועוד).
בנוסף המערכת מאפשרת דוחות סיכום שונים על תוצאות המשובים, וכן ניתן לבצע מעקב וסיכומים ע"י גלבוע מוניטור או Gilboa Dashboard .

רוב התארים הנלמדים במוסדות להשכלה הגבוהה כוללים פרויקט/תזה. במכללות להנדסה הסטודנט נדרש לביצוע פרויקט הנמשך שנה ויותר, תהליך ביצוע הפרויקט מורכב מאבני דרך מוגדרות מראש. יש לשקף לסטודנט את התהליך הנדרש ממנו. את התהליך מלווים שותפים נוספים, פרויקטור, מנחה, בוחן וכו' שצריכים לעקוב אחר ההתקדמות ולבצע את חלקם בהתאם לאבני הדרך. מטרת המערכת לספק סביבת עבודה לכל השותפים בתהליך עם יכולת מעקב ובקרה של מחלקת הפרויקטים. התהליך מבוסס על מודול ה- CRM ומשתלב בניהול הכולל של פעילות הסטודנט.
מודול מרכז קריירה מאפשר שילוב מרכזי הקריירה כחלק מהפתרון הכולל של מערכת גלבוע. הפתרון מבוסס על תשתית מודול- CRM, המאפשר לנהל את הקשר עם המעסיקים, הסטודנטים והבוגרים. משרות המעודכנות בגלבוע, כאירוע בכרטיס המעסיק, יוצגו לסטודנטים ובוגרים בדף הייעודי של מרכז הקריירה, עם אפשרויות סינון לפי המאפיינים שהוגדרו למשרות. ניתן להגדיר קבוצות מאפיינים באופן חופשי, כגון: אזור-מרכז, צפון, דרום. סוג משרה-סטודנט, בוגר וכו'. הסטודנט/בוגר יכול להגדיר לעצמו 'סוכן חכם'- שמירת רשימת מאפיינים אישית, וכשנכנסת משרה חדשה העונה למאפיינים יקבל הודעה בדוא"ל.
מערכת פניות בא לתת מענה לקשר בין הסטודנט והמוסד האקדמי, בצורה קלה ונוחה. התהליך משולב במודול ניהול קשרי לקוחות (CRM ), מענה לפניה הכללית מתבצע דרך מסכי טיפול באירועים.
שלבי הפניה:

  1. פתיחת פניה - הסטודנט מגיש פניה דרך האתר.
  2. קליטת פניה בגלבוע - כאשר נכנסת פניה חדשה לגלבוע, נפתח , בו זמנית, אירוע למטפל הרלוונטי .
  3. סגירת פניה – סגירת הפניה מתבצעת דרך מסכי טיפול באירועים, האירוע שנוצר לפניה שהתקבלה במערכת משקף את נתוני הפניה, ומאפשר למשתמשי מערכת גלבוע לענות ולסגור את הפניה. בעת סגירת הפניה, ניתן לכתוב הערה פנימית ולהעביר למטפל אחר ו\או תשובה לסטודנט  אשר תיחשף בפניו באתר הסטודנט בעת סגירת הפניה .